Għandi bżonn narkivja l-fatturi f'format strutturat li jkun aktar faċli biex tfittex u tanalizza aktar tard.

Din il-karatteristika tippermetti li l-fatturi jiġu arkivjati f'format strutturat sabiex ikunu jistgħu jiġu mfittxija u riveduti b'mod aktar effiċjenti aktar tard. Ittejjeb l-aċċessibbiltà fit-tul u tappoġġja analiżi aħjar tad-dejta storika tal-fatturi.

Din il-karatteristika tiffoka fuq l-arkivjar tal-fatturi f'format strutturat biex tagħmilhom aktar faċli biex jinstabu, jiġu riveduti u analizzati maż-żmien. Minflok ma jinħażnu fatturi biss bħala fajls mhux strutturati, il-fatturi arkivjati huma organizzati b'oqsma konsistenti u li jistgħu jitfittxu. L-utenti jistgħu jiddependu fuq l-arkivju strutturat biex isibu fatturi aktar malajr meta jwieġbu għal talbiet interni, verifiki, jew mistoqsijiet tal-bejjiegħa. L-approċċ strutturat jappoġġja wkoll ir-reviżjoni tal-istorja tal-fatturi b'attributi komuni bħal dati, numri tal-fatturi, u fornituri. Dan jagħmilha aktar sempliċi biex jitqabblu l-fatturi bejn il-perjodi u jiġu identifikati xejriet jew anomaliji fl-attività tal-fatturi. Il-karatteristika hija mfassla biex ittejjeb il-konsistenza tad-dejta sabiex il-fatturi arkivjati jibqgħu użabbli anke hekk kif il-volum tad-dokumenti jikber. Jgħin lit-timijiet inaqqsu l-ħin mgħoddi biex jiftħu l-fajls manwalment biex jikkonfermaw id-dettalji u jżid il-kunfidenza li l-informazzjoni ewlenija tal-fattura tista' tiġi rkuprata aktar tard. Każijiet ta' użu komuni jinkludu t-tħejjija tal-għeluq ta' tmiem is-sena, reviżjoni ta' spejjeż rikorrenti, appoġġ għall-verifika, u investigazzjoni ta' tilwim mal-bejjiegħa. B'mod ġenerali, ittejjeb iż-żamma tal-fatturi fit-tul billi tagħmel ir-rekords storiċi kemm jistgħu jitfittxu kif ukoll favur l-analiżi.