Mám faktúry v štandardnom formáte, ale chýba mi konzistentný spôsob, ako ich previesť na strojovo čitateľný súbor elektronickej faktúry.

Táto funkcia pomáha prevádzať faktúry, ktoré majú štandardné rozloženie, na konzistentný, strojovo čitateľný súbor elektronickej faktúry. Znižuje potrebu manuálneho prepisovania a zvyšuje spoľahlivosť pri zdieľaní údajov faktúr so zákazníkmi, dodávateľmi alebo systémami.

Táto funkcia poskytuje konzistentný spôsob transformácie faktúr, ktoré už majú štandardný formát, na strojovo čitateľný súbor elektronickej faktúry. Je určená pre používateľov, ktorí prijímajú alebo vytvárajú faktúry s predvídateľnými poliami (ako sú údaje o dodávateľovi, položky, celkové sumy a daňové informácie), ale potrebujú výstup, ktorý môžu systémy automaticky spracovať. Používatelia môžu vziať existujúcu faktúru a vytvoriť súbor elektronickej faktúry v štruktúrovanej, štandardizovanej podobe vhodnej na digitálnu výmenu. Hlavným účelom je odstrániť potrebu opakovaného manuálneho zadávania údajov a minimalizovať nezrovnalosti vo formátovaní medzi faktúrami. Štandardizáciou procesu konverzie pomáha zabezpečiť, aby sa kľúčové polia faktúry konzistentne mapovali zo zdrojového dokumentu na výstup elektronickej faktúry. To môže podporiť následné pracovné postupy, ako je automatizované spracovanie záväzkov/pohľadávok, príprava na audit a integrácie medzi systémami. Je užitočná pre organizácie, ktoré pracujú s opakujúcimi sa šablónami faktúr, vysokými objemami faktúr alebo viacerými partnermi, ktorí vyžadujú elektronickú fakturáciu. Funkcia tiež pomáha zlepšiť presnosť údajov tým, že znižuje ľudskú transkripciu a interpretáciu obsahu faktúr. Typické prípady použitia zahŕňajú konverziu faktúr od dodávateľov pre import do ERP, prípravu zákazníckych faktúr na výmenu elektronických faktúr a vytváranie strojovo čitateľných záznamov pre reporting a procesy súladu s predpismi.