मला एक अशी प्रक्रिया हवी आहे जी मशीन-रीडेबल इनव्हॉइस डेटा आणि माझ्या ग्राहकांना अपेक्षित असलेले PDF दोन्ही एकाच ठिकाणी साठवेल.

हे वैशिष्ट्य इनव्हॉइसची माहिती एका संरचित, मशीन-रीडेबल फॉरमॅटमध्ये आणि ग्राहकांसाठी असलेल्या PDF आवृत्तीसह एकाच प्रक्रियेत कॅप्चर आणि स्टोअर करण्यास मदत करते. यामुळे कामाची पुनरावृत्ती कमी होते, रेकॉर्ड्स सुसंगत राहतात आणि आवश्यकतेनुसार योग्य फॉरमॅट शोधणे व शेअर करणे सोपे होते.

हे वैशिष्ट्य संरचित इनव्हॉइस डेटा (रिपोर्टिंग, ऑटोमेशन आणि इंटिग्रेशनसाठी) आणि रेंडर केलेले PDF दस्तऐवज (ग्राहक वितरण आणि मानवी पुनरावलोकनासाठी) एकत्र जतन करण्यासाठी एकच वर्कफ्लो प्रदान करते. दोन्ही फॉरमॅट्स एकमेकांशी जोडलेले असल्याने, PDF नेहमी मूळ इनव्हॉइस फील्ड्सशी (जसे की लाइन आयटम्स, एकूण रक्कम, कर आणि ग्राहकांचा तपशील) सुसंगत असल्याची खात्री मिळते. टीम्स स्वतंत्र सिस्टिम्स किंवा मॅन्युअल क्रॉस-रेफरन्सशिवाय इनव्हॉइस तयार करण्यासाठी, साठवण्यासाठी आणि नंतर ॲक्सेस करण्यासाठी एकाच प्रक्रियेचा वापर करू शकतात. हे अकाउंटिंग एक्सपोर्ट्स, ॲनालिटिक्स, अनुपालन तपासणी आणि डेटा व्हॅलिडेशन यांसारख्या डाउनस्ट्रीम प्रक्रियांना सक्षम करते, तसेच ग्राहकांच्या अपेक्षेनुसार मानक PDF देखील प्रदान करते. हे ग्राहकांना पाठवलेला दस्तऐवज आणि तो तयार करण्यासाठी वापरलेला मूळ डेटा जतन करून ऑडिटक्षमता सुधारते. केंद्रीकृत स्टोरेजमुळे शोधणे आणि मिळवणे सोपे होते, कारण तुम्ही एकदाच इनव्हॉइस शोधून त्याचा डेटा आणि PDF दोन्ही ॲक्सेस करू शकता. हा दृष्टिकोन अपूर्ण रेकॉर्ड्सवरून दस्तऐवज पुन्हा तयार करण्यामुळे होणाऱ्या त्रुटी कमी करण्यास मदत करतो. ज्या व्यवसायांना ऑटोमेशनसाठी तयार इनव्हॉइस डेटा हवा आहे आणि त्याच वेळी ग्राहक, विक्रेते किंवा अंतर्गत मंजुरीसाठी सुसंगत, व्यावसायिक दस्तऐवज आवश्यक आहे, त्यांच्यासाठी हे अत्यंत उपयुक्त आहे.