Táto funkcia podporuje zachytávanie a ukladanie informácií o faktúrach v štruktúrovanom, strojovo čitateľnom formáte spolu s verziou PDF pre zákazníka v rámci jedného jednotného procesu. Znižuje duplicitu, udržiava záznamy konzistentné a uľahčuje vyhľadávanie a zdieľanie správnej reprezentácie v prípade potreby.
Táto funkcia poskytuje jeden pracovný postup na spoločné uloženie štruktúrovaných údajov faktúry (pre reporting, automatizáciu a integrácie) a vygenerovaného dokumentu PDF (pre doručenie zákazníkovi a kontrolu ľuďmi). Tým, že sú obe reprezentácie prepojené, pomáha zabezpečiť, aby PDF vždy zodpovedalo základným poliam faktúry, ako sú položky, súčty, dane a údaje o zákazníkovi. Tímy môžu použiť jeden proces na generovanie, ukladanie a následný prístup k faktúram bez toho, aby museli udržiavať oddelené systémy alebo manuálne krížové odkazy. To podporuje spoľahlivé následné spracovanie, ako sú exporty do účtovníctva, analytika, kontroly súladu a validácia údajov, pričom stále spĺňa očakávania zákazníkov týkajúce sa štandardného PDF. Zlepšuje tiež auditovateľnosť tým, že zachováva to, čo bolo odoslané zákazníkovi, spolu so zdrojovými údajmi použitými na jeho vytvorenie. Centralizované úložisko zjednodušuje vyhľadávanie a získavanie, pretože faktúru môžete nájsť raz a získať prístup k jej údajom aj k jej PDF. Tento prístup pomáha znižovať chyby spôsobené opätovným zadávaním alebo regenerovaním dokumentov z neúplných záznamov. Je užitočný pre firmy, ktoré potrebujú údaje faktúr pripravené na automatizáciu a zároveň poskytujú konzistentný, profesionálny dokument pre zákazníkov, dodávateľov alebo interné schvaľovanie.
Externý zdroj
https://cross-service-solutions.com/
Ak poznáte nástroj alebo prístup, ktorý by mohol pomôcť vyriešiť problém, ktorý sme ešte nepokryli, radi to počujeme.