Dokumentumokat kell küldenem e-mailben olyan külső címzetteknek, akiknél esetleg nincs meg az eredeti fájl megnyitásához szükséges szoftver.

Ez a funkció segít a dokumentumok e-mailben történő elküldésében olyan formátumban, amelyet a külső címzettek az eredeti alkalmazás nélkül is meg tudnak nyitni. Javítja a hozzáférhetőséget és biztosítja a tartalom könnyű megtekinthetőségét, így csökkenti a felesleges egyeztetések számát.

Ez a funkció támogatja a dokumentumok e-mailben történő küldését olyan külső címzetteknek, akik nem rendelkeznek az eredeti fájltípus megnyitásához szükséges szoftverrel. A kompatibilitás javítására összpontosít, így a címzettek speciális eszközök telepítése nélkül is megtekinthetik a dokumentumot. E-mail készítésekor olyan kimeneti formátumot választhat, amely széles körben elérhető a címzett számára. Ez hasznos, ha anyagokat oszt meg ügyfelekkel, beszállítókkal, partnerekkel vagy a szervezeten kívüli érdekelt felekkel. Segít elkerülni azokat a késedelmeket, amelyeket az okoz, hogy a címzettek nem tudják megnyitni a mellékleteket, vagy más verziót kérnek. Emellett javítja az átláthatóságot azáltal, hogy biztosítja, a címzett a szándékolt módon lássa a dokumentumot. A funkció különösen értékes véglegesített dokumentumok, például ajánlatok, jelentések, számlák és űrlapok küldésekor. Bármikor használható, amikor gyorsan kell információt megosztania valakivel, aki ismeretlen vagy korlátozott szoftverrel rendelkezik. Összességében egyszerűbbé és megbízhatóbbá teszi a dokumentummegosztást, ezáltal gördülékenyebbé teszi a külső kommunikációt.