Dokumentumokat nyújtok be harmadik félnek, és el kell távolítanom a rejtett metaadatokat az adatvédelmi vagy megfelelőségi követelmények teljesítése érdekében.

Ez a funkció segít eltávolítani a rejtett metaadatokat a dokumentumokból, mielőtt megosztaná azokat harmadik felekkel. Csökkenti annak kockázatát, hogy véletlenül privát, érzékeny vagy megfelelőségi szempontból releváns információkat fedjen fel a fájlokban.

Amikor külső felekkel oszt meg dokumentumokat, azok olyan rejtett metaadatokat tartalmazhatnak, amelyek olyan részleteket fednek fel, amelyeket nem kívánt nyilvánosságra hozni. Ezt a funkciót úgy tervezték, hogy a dokumentumok harmadik félnek történő benyújtása előtt megtisztítsa azokat a beágyazott metaadatok eltávolításával. Támogatja az adatvédelmi és megfelelőségi munkafolyamatokat azáltal, hogy segít biztosítani, hogy csak a szándékolt látható tartalom kerüljön megosztásra. Ezt a funkciót a benyújtást megelőző lépésként használhatja, amikor szerződéseket, jelentéseket, űrlapokat vagy kísérőanyagokat küld a szervezetén kívülre. A metaadatok eltávolítása segíthet megelőzni az olyan információk kiszivárgását, mint a szerző vagy a szerkesztő adatai, belső megjegyzések, módosítási előzmények és egyéb fájltulajdonságok (ahol alkalmazható). Segít továbbá a dokumentumok külső felülvizsgálatra történő szabványosításában azáltal, hogy csökkenti a felesleges vagy azonosításra alkalmas nyomokat. Ez különösen hasznos auditokra, hatósági kérésekre, beszerzési folyamatokra vagy beszállítói regisztrációra történő válaszadáskor. Olyan egyének vagy csapatok használhatják, akik rendszeresen készítenek elő dokumentumokat külső partnerek számára. A fő előnye a megnövekedett bizalom abban, hogy a benyújtott dokumentum csak azt tartalmazza, amit kifejezetten meg kívánt osztani.