Külső jelentést terjesztek, és el kell távolítanom azokat a kulcsszó- és tárgymezőket, amelyek érzékeny projektinformációkat fednek fel.

Ez a funkció segít megtisztítani a jelentést a külső terjesztés előtt azáltal, hogy eltávolítja vagy törli azokat a kulcsszó- és tárgymezőket, amelyek érzékeny projektadatokat fedhetnek fel. Csökkenti a nem szándékos információk nyilvánosságra hozatalának kockázatát, miközben a jelentés tartalma megosztásra alkalmas marad.

Amikor egy jelentést a szervezeten kívül oszt meg, az olyan metaadatok, mint a kulcsszavak és a tárgymezők, akaratlanul is felfedhetik a bizalmas projektneveket, belső kezdeményezéseket vagy stratégiai témákat. Ez a funkció lehetővé teszi ezen metaadatmezők eltávolítását, mielőtt a jelentést külsőleg terjesztené. Használhatja az exportálás, közzététel vagy a „felkészítés megosztásra” lépés során annak biztosítására, hogy az érzékeny leírók ne kerüljenek bele. Támogatja a kulcsszómező és a tárgymező kifejezett tisztítását, így a címzettek nem láthatják ezeket az értékeket a fájl tulajdonságai vagy metaadatpanelje között. A metaadatok eltávolításának szabványosításával segíti a csapatokat az adatvédelmi és biztonsági irányelvek betartásában anélkül, hogy manuális ellenőrzésekre kellene hagyatkozniuk. Különösen hasznos ügyfélközpontú jelentések, hatósági beadványok, szállítói kommunikáció és nyilvános közlemények esetén. Használható belső felülvizsgálati munkafolyamat részeként is, biztosítva, hogy a végleges megosztott verzió csak biztonságos, nem érzékeny metaadatokban térjen el a belső verziótól. Az eredmény egy olyan jelentés, amely biztonságosabban terjeszthető külsőleg, miközben megőrzi a látható jelentéstartalom hasznosságát. Ez csökkenti a véletlen nyilvánosságra hozatal valószínűségét, és egyszerűsíti az információkezelési szabályzatoknak való megfelelést.