Distribuujem správu externe a potrebujem odstrániť polia kľúčových slov a predmetu, ktoré odhaľujú citlivé informácie o projekte.

Táto funkcia vám pomôže vyčistiť správu pred externou distribúciou odstránením alebo vymazaním polí kľúčových slov a predmetu, ktoré môžu odhaliť citlivé podrobnosti o projekte. Znižuje riziko neúmyselného zverejnenia informácií a zároveň zachováva obsah správy vhodný na zdieľanie.

Pri zdieľaní správy mimo vašej organizácie môžu metaúdaje, ako sú kľúčové slová a polia predmetu, neúmyselne odhaliť dôverné názvy projektov, interné iniciatívy alebo strategické témy. Táto funkcia vám umožňuje odstrániť tieto polia metaúdajov predtým, ako správu externe distribuujete. Môžete ju použiť počas kroku exportu, publikovania alebo „prípravy na zdieľanie“, aby ste zabezpečili, že citlivé deskriptory nebudú zahrnuté. Podporuje čistenie poľa kľúčových slov a poľa predmetu, takže príjemcovia nemôžu tieto hodnoty zobraziť vo vlastnostiach súboru ani na paneli metaúdajov. Štandardizáciou spôsobu odstraňovania metaúdajov pomáha tímom dodržiavať smernice o ochrane osobných údajov a bezpečnosti bez nutnosti manuálnych kontrol. Je obzvlášť užitočná pre správy určené klientom, regulačné podania, komunikáciu s dodávateľmi a verejné správy. Dá sa použiť aj ako súčasť interného kontrolného pracovného postupu, čím sa zabezpečí, že sa konečná zdieľaná verzia od tej internej líši iba v bezpečných, necitlivých metaúdajoch. Výsledkom je správa, ktorú je bezpečnejšie distribuovať externe pri zachovaní užitočnosti viditeľného obsahu správy. To znižuje pravdepodobnosť náhodného zverejnenia a zjednodušuje súlad so zásadami zaobchádzania s informáciami.