Ik verspreid een rapport extern en moet trefwoorden en onderwerpsvelden verwijderen die gevoelige projectinformatie onthullen.

Deze functie helpt u bij het opschonen van een rapport voor externe verspreiding door trefwoorden en onderwerpsvelden te verwijderen of te wissen die gevoelige projectdetails kunnen onthullen. Het vermindert het risico op onbedoelde openbaarmaking van informatie, terwijl de inhoud van het rapport geschikt blijft om te delen.

Wanneer u een rapport buiten uw organisatie deelt, kunnen metagegevens zoals trefwoorden en onderwerpsvelden onbedoeld vertrouwelijke projectnamen, interne initiatieven of strategische onderwerpen blootleggen. Met deze functie kunt u die metagegevensvelden verwijderen voordat u het rapport extern verspreidt. U kunt deze gebruiken tijdens de export-, publicatie- of 'voorbereiden voor delen'-stap om ervoor te zorgen dat gevoelige beschrijvingen niet worden opgenomen. Het ondersteunt specifiek het opschonen van het trefwoordveld en het onderwerpsveld, zodat ontvangers deze waarden niet kunnen zien in de eigenschappen of het metagegevenspaneel van het bestand. Door het verwijderen van metagegevens te standaardiseren, helpt het teams om privacy- en beveiligingsrichtlijnen te volgen zonder afhankelijk te zijn van handmatige controles. Het is vooral nuttig voor rapporten voor klanten, wettelijke indieningen, communicatie met leveranciers en openbare publicaties. Het kan ook worden gebruikt als onderdeel van een interne beoordelingsworkflow, waarbij wordt gegarandeerd dat de uiteindelijke gedeelde versie alleen verschilt van de interne versie in veilige, niet-gevoelige metagegevens. Het resultaat is een rapport dat veiliger is om extern te verspreiden, terwijl de bruikbaarheid van de zichtbare inhoud van het rapport behouden blijft. Dit verkleint de kans op onbedoelde openbaarmaking en vereenvoudigt de naleving van beleid voor informatieverwerking.