Jeg distribuerer en rapport eksternt, og jeg er nødt til at fjerne nøgleord og emnefelter, der afslører følsomme projektinformationer.

Denne funktion hjælper dig med at rense en rapport før ekstern distribution ved at fjerne eller rydde nøgleords- og emnefelter, der kan afsløre følsomme projektdetaljer. Det reducerer risikoen for utilsigtet videregivelse af information, samtidig med at rapportens indhold forbliver egnet til deling.

Når du deler en rapport uden for din organisation, kan metadata såsom nøgleord og emnefelter utilsigtet afsløre fortrolige projektnavne, interne initiativer eller strategiske emner. Denne funktion gør det muligt for dig at fjerne disse metadatafelter, før du distribuerer rapporten eksternt. Du kan bruge den under eksport-, publicerings- eller "forbered til deling"-trinnet for at sikre, at følsomme beskrivelser ikke inkluderes. Den understøtter specifikt rensning af nøgleordsfeltet og emnefeltet, så modtagere ikke kan se disse værdier i filens egenskaber eller metadatapanel. Ved at standardisere, hvordan metadata fjernes, hjælper det teams med at følge retningslinjer for privatliv og sikkerhed uden at skulle stole på manuelle kontroller. Det er særligt nyttigt til klientrettede rapporter, lovmæssige indsendelser, leverandørkommunikation og offentlige udgivelser. Det kan også bruges som en del af en intern gennemgangsproces, der sikrer, at den endelige delte version kun adskiller sig fra den interne version ved sikre, ikke-følsomme metadata. Resultatet er en rapport, der er mere sikker at distribuere eksternt, samtidig med at det synlige rapportindholds nytteværdi bevares. Dette reducerer sandsynligheden for utilsigtet videregivelse og forenkler overholdelsen af politikker for håndtering af information.