Ich verteile einen Bericht extern und muss Schlüsselwörter und Betrefffelder entfernen, die sensible Projektinformationen offenlegen.

Diese Funktion hilft Ihnen, einen Bericht vor der externen Verteilung zu bereinigen, indem Schlüsselwort- und Betrefffelder entfernt oder gelöscht werden, die sensible Projektdetails enthüllen könnten. Dies verringert das Risiko einer unbeabsichtigten Offenlegung von Informationen, während der Berichtsinhalt für die Weitergabe geeignet bleibt.

Wenn Sie einen Bericht außerhalb Ihres Unternehmens weitergeben, können Metadaten wie Schlüsselwörter und Betrefffelder unbeabsichtigt vertrauliche Projektnamen, interne Initiativen oder strategische Themen preisgeben. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, diese Metadatenfelder zu entfernen, bevor Sie den Bericht extern verteilen. Sie können sie während des Exports, der Veröffentlichung oder im Schritt „Für die Freigabe vorbereiten“ verwenden, um sicherzustellen, dass keine sensiblen Deskriptoren enthalten sind. Sie unterstützt speziell die Bereinigung des Schlüsselwortfelds und des Betrefffelds, sodass Empfänger diese Werte nicht in den Dateieigenschaften oder im Metadatenbereich sehen können. Durch die Standardisierung der Entfernung von Metadaten hilft sie Teams, Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien einzuhalten, ohne sich auf manuelle Prüfungen verlassen zu müssen. Sie ist besonders nützlich für kundenorientierte Berichte, behördliche Einreichungen, Lieferantenkommunikation und öffentliche Veröffentlichungen. Sie kann auch als Teil eines internen Überprüfungsworkflows verwendet werden, um sicherzustellen, dass sich die endgültige freigegebene Version von der internen Version nur durch sichere, nicht sensible Metadaten unterscheidet. Das Ergebnis ist ein Bericht, der sicherer extern verteilt werden kann, während die Nützlichkeit des sichtbaren Berichtsinhalts erhalten bleibt. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit einer versehentlichen Offenlegung und vereinfacht die Einhaltung von Richtlinien zur Informationshandhabung.