Distribuiram izvještaj eksterno i moram ukloniti ključne riječi i polja predmeta koja otkrivaju osjetljive informacije o projektu.

Ova funkcija vam pomaže da očistite izvještaj prije eksterne distribucije uklanjanjem ili brisanjem polja ključnih riječi i predmeta koja mogu otkriti osjetljive detalje projekta. Smanjuje rizik od nenamjernog otkrivanja informacija, zadržavajući sadržaj izvještaja pogodnim za dijeljenje.

Prilikom dijeljenja izvještaja izvan vaše organizacije, metapodaci kao što su ključne riječi i polja predmeta mogu nenamjerno otkriti povjerljiva imena projekata, interne inicijative ili strateške teme. Ova funkcija vam omogućava da uklonite ta polja metapodataka prije nego što distribuirate izvještaj eksterno. Možete je koristiti tokom koraka izvoza, objavljivanja ili „pripreme za dijeljenje“ kako biste osigurali da osjetljivi deskriptori nisu uključeni. Podržava čišćenje polja ključnih riječi i polja predmeta posebno, tako da primaoci ne mogu vidjeti ove vrijednosti u svojstvima datoteke ili panelu metapodataka. Standardizacijom načina na koji se metapodaci uklanjaju, pomaže timovima da slijede smjernice o privatnosti i sigurnosti bez oslanjanja na ručne provjere. Posebno je korisna za izvještaje namijenjene klijentima, regulatorne podneske, komunikaciju s dobavljačima i javna objavljivanja. Također se može koristiti kao dio internog toka rada pregleda, osiguravajući da se konačna podijeljena verzija razlikuje od interne verzije samo u sigurnim, neosjetljivim metapodacima. Rezultat je izvještaj koji je sigurniji za eksternu distribuciju uz očuvanje korisnosti vidljivog sadržaja izvještaja. Ovo smanjuje vjerovatnoću slučajnog otkrivanja i pojednostavljuje usklađenost sa politikama rukovanja informacijama.