Дистрибуирам извештај надворешно и треба да ги отстранам полињата за клучни зборови и предмет што откриваат чувствителни информации за проектот.

Оваа функција ви помага да го исчистите извештајот пред надворешна дистрибуција со отстранување или бришење на полињата за клучни зборови и предмет што може да откријат чувствителни детали за проектот. Тоа го намалува ризикот од ненамерно откривање информации, додека содржината на извештајот останува соодветна за споделување.

При споделување на извештај надвор од вашата организација, метаподатоците како што се клучните зборови и полињата за предмет можат ненамерно да откријат доверливи имиња на проекти, внатрешни иницијативи или стратешки теми. Оваа функција ви овозможува да ги отстраните тие полиња со метаподатоци пред да го дистрибуирате извештајот надворешно. Можете да ја користите за време на чекорот за извоз, објавување или „подготовка за споделување“ за да се осигурате дека чувствителните описи не се вклучени. Таа поддржува чистење на полето за клучни зборови и полето за предмет конкретно, така што примателите не можат да ги видат овие вредности во својствата на датотеката или панелот со метаподатоци. Со стандардизирање на начинот на кој се отстрануваат метаподатоците, им помага на тимовите да ги следат насоките за приватност и безбедност без да се потпираат на рачни проверки. Особено е корисна за извештаи наменети за клиенти, регулаторни поднесоци, комуникација со добавувачи и јавни објави. Може да се користи и како дел од внатрешен работен тек за преглед, осигурувајќи дека финалната споделена верзија се разликува од внатрешната верзија само во безбедни, нечувствителни метаподатоци. Резултатот е извештај што е побезбеден за надворешна дистрибуција, додека се зачувува корисноста на видливата содржина на извештајот. Ова ја намалува веројатноста за случајно откривање и ја поедноставува усогласеноста со политиките за ракување со информации.