Saya sedang mengedarkan laporan secara luaran dan saya perlu mengalih keluar kata kunci serta medan subjek yang mendedahkan maklumat projek yang sensitif.

Ciri ini membantu anda membersihkan laporan sebelum pengedaran luaran dengan mengalih keluar atau mengosongkan medan kata kunci dan subjek yang mungkin mendedahkan butiran projek yang sensitif. Ia mengurangkan risiko pendedahan maklumat yang tidak disengajakan sambil memastikan kandungan laporan sesuai untuk dikongsi.

Apabila berkongsi laporan di luar organisasi anda, metadata seperti kata kunci dan medan subjek boleh mendedahkan nama projek sulit, inisiatif dalaman atau topik strategik secara tidak sengaja. Ciri ini membolehkan anda mengalih keluar medan metadata tersebut sebelum anda mengedarkan laporan secara luaran. Anda boleh menggunakannya semasa langkah eksport, terbit, atau “sediakan untuk perkongsian” bagi memastikan deskriptor sensitif tidak disertakan. Ia menyokong pembersihan medan kata kunci dan medan subjek secara khusus, supaya penerima tidak dapat melihat nilai ini dalam sifat fail atau panel metadata. Dengan menyeragamkan cara metadata dialih keluar, ia membantu pasukan mematuhi garis panduan privasi dan keselamatan tanpa bergantung pada semakan manual. Ia amat berguna untuk laporan yang ditujukan kepada pelanggan, penyerahan kawal selia, komunikasi vendor, dan keluaran awam. Ia juga boleh digunakan sebagai sebahagian daripada aliran kerja semakan dalaman, memastikan versi akhir yang dikongsi hanya berbeza daripada versi dalaman dari segi metadata yang selamat dan tidak sensitif. Hasilnya ialah laporan yang lebih selamat untuk diedarkan secara luaran sambil mengekalkan kegunaan kandungan laporan yang boleh dilihat. Ini mengurangkan kemungkinan pendedahan tidak sengaja dan memudahkan pematuhan terhadap dasar pengendalian maklumat.